Può capitare di dover concedere a una persona l’autorizzazione per accedere a una cartella  o più cartelle nell’account di Office 365, Con Office 365 è possibile ed è necessario concedere l’autorizzazione in due posizioni.

Prima cosa, è necessario concedere alla persona l’autorizzazione per accedere all’account di posta elettronica di Office 365 (ad esempio, Cassetta postale – Mario Serra),

Seconda operazione è necessario concedere alla persona l’autorizzazione per accedere ad ogni cartella/sottocartella che si desidera condividere. Il processo di condivisione della cassetta postale e delle cartelle Individuali è lo stesso.

1 Step – Condivisione delle cartelle tramite Outlook

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della cassetta postale (ad esempio, Mailbox-Mario Serra) e selezionare Folder Permissions.
  2. Selezionare il pulsante Aggiungi.
  3. Selezionare la persona a cui si desidera concedere l’autorizzazione dall’elenco indirizzi e premere il pulsante Aggiungi.
  4. Premere il pulsante OK.
  5. Fare clic sul nome della persona e selezionare le autorizzazioni appropriate dall’elenco a discesa ‘Livello di autorizzazione:’ (ad esempio, Proprietario, Collaboratore…). I diritti di “revisore” sono consigliati a livello di cassetta postale. È necessario selezionare l’opzione “Cartella visibile”.
  6. Fare clic sul pulsante OK.

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Step 2 – Ora è necessario dare le autorizzazioni per la cartella di posta effettiva, calendario o contatti.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera condividere (se si desidera condividere un calendario o contatti, è necessario fare clic sul … e scegliere l’icona Cartelle per visualizzare tutte le cartelle)
  2. Selezionare Proprietà o Autorizzazioni di condivisione (a seconda della versione di Outlook) e fare clic sulla scheda Autorizzazioni.
  3. Fare clic sul pulsante Aggiungi.
  4. Selezionare la persona a cui si desidera concedere l’autorizzazione dall’elenco indirizzi e premere il pulsante Aggiungi.
  5. Premere il pulsante OK.
  6. Fare clic sul nome della persona e selezionare le autorizzazioni appropriate dall’elenco a discesa ‘Livello di autorizzazione:’ (ad esempio, Proprietario, Collaboratore…).
  7. Fare clic sul pulsante OK.
  8. Per condividere altre cartelle/sottocartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella o sulla sottocartella che si desidera condividere e seguire i passaggi da 2 a 7 descritti sopra.

Step 3 – Accesso alle cartelle di un’altra persona tramite Outlook

Per aprire un’altra cartella o più cartelle di persone, è necessario assicurarsi di disporre dell’autorizzazione per il proprio account cassetta postale e le cartelle/sottocartelle in tale account di cassette postali a cui si desidera accedere (ad esempio, vedere i passaggi 1-7 precedenti). Quindi procedere con il passaggio 1 riportato di seguito:

  1. Scegliere File . Impostazioni account.
  2. Selezionare l’account di Office 365 e fare clic sul pulsante Cambia.
  3. Fare clic sul pulsante Altre impostazioni.
  4. Fare clic sul pulsante Avanzate.
  5. In Cassette postali, ‘Apri queste cassette postali aggiuntive:’ fare clic sul pulsante Aggiungi e digitare il nome della persona nella finestra (ad esempio, Mario Serra) e fare clic sul pulsante OK.
  6. Fare clic sul pulsante OK.
  7. Ciick su avanti.
  8. Fare clic sul pulsante Fine.
  9. Riavviare Outlook.

La cartella verrà visualizzata nella parte inferiore dell’elenco delle cartelle.

STESSE OPERAZIONI TRAMITE OWA

Condivisione delle cartelle tramite OWA

  1. Accesso a OWA
  2. Scegliere Posta per aprire le cartelle di Posta.
  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul proprio nome nell’elenco Cassette postali
  4. Selezionare Autorizzazioni
  5. Fare clic sul pulsante s per aggiungere una nuova persona
  6. Digitare il nome della persona con cui si condivide la cartella e fare clic su Aggiungi
  7. Selezionare il livello di autorizzazione desiderato (si consiglia di utilizzare il revisore- – La cartella visibile deve essere un’opzione selezionata.
  8. Fare clic su OK

Ora è necessario dare le autorizzazioni per la cartella di posta effettiva, calendario o contatti.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera condividere e selezionare Autorizzazioni.
  2. Fare clic sull’icona del segno più e digitare il nome della persona con cui si condivide la cartella, quindi fare clic su Aggiungi
  3. Selezionare il livello di autorizzazione desiderato
  4. Fare clic su OK
  5. Ripetere i passaggi da 2 a 7 per le cartelle che si desidera condividere.

Accesso alle cartelle di un’altra persona tramite OWA

  1. Accesso a OWA
  2. Fare clic su Cartelle per aprire le cartelle di posta.
  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul proprio nome nell’elenco delle cartelle.
  4. Scegliere Aggiungi cartella condivisa
  5. Digitare il nome della persona di cui si desidera aprire la cartella e fare clic su Aggiungi
  6. La cartella verrà visualizzata nella parte inferiore dell’elenco delle cartelle.

    NB: le modifiche NON sono istantanee, ci vuole un po’ di tempo.

Office 365 – Condivisione di una cartella di Outlook (posta, calendario, contatti) con un altro utente di Office 365